Datenschutz.

1. Verantwortlicher

NaturFreunde Essen-West/Ost e.V.
c/o Simon Grundmann
Naturfreundehaus Tönisheide
Kuhlendahler Str. 129
42553 Velbert
E-Mail: info@naturfreunde-ewo.de

Registergericht: Amtsgericht Essen
Vereinsregister: VR 20254

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist der Verein NaturFreunde Essen-West/Ost e.V.

2. Allgemeine Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website, zur Bearbeitung von Anfragen, zur Durchführung von Veranstaltungen, zur Mitgliederverwaltung, zur Kommunikation oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Je nach Verarbeitung stützen wir uns insbesondere auf Art. 6 Abs. 1 lit. a, b, c oder f DSGVO.

Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

3. Hosting, Server-Logfiles und technische Bereitstellung

Beim Aufruf unserer Website übermittelt der verwendete Browser technisch notwendige Informationen an den Server, auf dem die Website bereitgestellt wird. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite oder Datei, Referrer-URL, Browsertyp und -version, Betriebssystem sowie übertragene Datenmenge gehören.

Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren und funktionsfähigen Bereitstellung der Website, zur Fehleranalyse und zur Abwehr von Missbrauch oder Angriffen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb unseres Internetangebots.

Hosting- und technische Dienstleister können im Rahmen einer Auftragsverarbeitung Empfänger dieser Daten sein. Logdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb, Sicherheit und Fehleranalyse erforderlich ist, und anschließend gelöscht, sofern keine längere Aufbewahrung zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls erforderlich ist.

4. Verschlüsselung und Sicherheit

Die Website soll ausschließlich verschlüsselt über HTTPS genutzt werden. Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation und unbefugtem Zugriff zu schützen. Zugriffe auf interne Daten und Verwaltungsbereiche werden auf die Personen beschränkt, die sie für ihre Aufgaben benötigen.

5. Kontaktaufnahme und allgemeine Formulare

Wenn Sie uns über ein Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Je nach Formular können dies insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Betreff, Nachricht und weitere freiwillig gemachte Angaben sein.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf einen Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bearbeitung und Beantwortung eingehender Anfragen.

Über die Website gespeicherte allgemeine Anfragen werden grundsätzlich für höchstens 365 Tage vorgehalten, sofern keine weitere Aufbewahrung zur Bearbeitung, Dokumentation oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Empfänger können die jeweils zuständigen ehrenamtlichen Funktionsträger*innen oder beauftragte Personen innerhalb des Vereins sein.

6. Veranstaltungsanmeldungen

Bei der Anmeldung zu einer Veranstaltung verarbeiten wir insbesondere Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Anzahl der angemeldeten Personen, Hinweise sowie die ausgewählte Veranstaltung.

Die Daten werden verwendet, um die Anmeldung zu bearbeiten, verfügbare Plätze zu verwalten, die Anmeldung zu bestätigen oder abzulehnen, gegebenenfalls eine Warteliste zu führen, organisatorische Informationen zu versenden und die Durchführung der Veranstaltung vorzubereiten.

Eine neue Anmeldung wird zunächst als offene Anmeldung gespeichert. Die für die konkrete Veranstaltung hinterlegte Empfängeradresse erhält eine Benachrichtigung und kann die Anmeldung bestätigen oder ablehnen. Nach der Entscheidung wird die anmeldende Person per E-Mail informiert. Nur bestätigte Personen zählen als belegte Plätze.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit einzelne Angaben freiwillig übermittelt werden, kann die Verarbeitung zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO beruhen.

Anmeldedaten werden nur so lange aufbewahrt, wie sie für Planung, Durchführung und Nachbereitung der jeweiligen Veranstaltung benötigt werden. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

7. Mitgliedsanträge und Mitgliederverwaltung

Bei einem Antrag auf Mitgliedschaft können insbesondere Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gewünschte Mitgliedschaft sowie Angaben zu weiteren Familienmitgliedern verarbeitet werden.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung des Mitgliedsantrags sowie bei Aufnahme zur Begründung und Durchführung der Mitgliedschaft. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit gesetzliche Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung außerdem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Zur Durchführung der Mitgliedschaft können erforderliche Mitgliedsdaten an die zuständigen Gliederungen und Stellen der NaturFreunde Deutschlands weitergegeben werden, soweit dies für Mitgliederverwaltung, Beitragseinzug, Mitgliedsausweis oder verbandsbezogene Leistungen erforderlich ist.

Daten abgelehnter oder nicht weiterverfolgter Anträge werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind. Daten bestehender Mitgliedschaften werden für die Dauer der Mitgliedschaft und anschließend entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert.

8. Daten von Kindern und Jugendlichen

Im Rahmen von Familienmitgliedschaften, Angeboten der Naturfreundejugend oder Veranstaltungsanmeldungen können auch Daten von Kindern und Jugendlichen verarbeitet werden. Soweit eine Einwilligung oder Erklärung der Sorgeberechtigten erforderlich ist, holen wir diese ein. Daten Minderjähriger werden nur für den jeweiligen Vereins-, Mitgliedschafts- oder Veranstaltungszweck verarbeitet.

9. Ehrenamts-, Naturfreundehaus- und Presseanfragen

Bei Anfragen zu Ehrenamt, Mitarbeit, Naturfreundehaus oder Presse verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Kontaktdaten und die inhaltlichen Angaben zur Bearbeitung der jeweiligen Anfrage.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit vorvertragliche Maßnahmen betroffen sind, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten werden an die intern zuständige Stelle weitergegeben und grundsätzlich gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

10. Newsletter

Wenn Sie sich für unseren Newsletter oder entsprechende Informationsangebote vormerken, verarbeiten wir insbesondere Ihre E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Ihren Namen sowie ausgewählte Interessensbereiche.

Die Anmeldung wird über ein Bestätigungsverfahren abgesichert. Erst nach Bestätigung der E-Mail-Adresse wird die Vormerkung aktiviert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Newsletterdaten werden bis zum Widerruf beziehungsweise bis zur Abmeldung gespeichert, soweit keine gesetzlichen Gründe für eine längere Aufbewahrung bestehen.

11. Mitgliederbereich und Benutzerkonten

Für geschützte Mitgliederfunktionen können Benutzerkonto, Name, E-Mail-Adresse, Benutzerrolle, Mitgliedsstatus und weitere für die Berechtigungsprüfung erforderliche Angaben verarbeitet werden.

Die Verarbeitung dient der Authentifizierung, der Bereitstellung geschützter Inhalte und der Verwaltung von Zugriffsrechten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO im Rahmen der Mitgliedschaft sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO hinsichtlich der sicheren Zugangskontrolle.

Zugangsdaten und Berechtigungen werden gelöscht oder gesperrt, sobald sie für den jeweiligen Zugang nicht mehr erforderlich sind. Gesetzliche Pflichten bleiben unberührt.

12. Cookies, Local Storage und Session Storage

WordPress und einzelne Websitefunktionen können technisch erforderliche Cookies oder vergleichbare Speichermechanismen einsetzen. Dies betrifft insbesondere Anmelde- und Sicherheitsfunktionen für eingeloggte Benutzer*innen.

Zusätzlich nutzt die Website für Komfort- und Bedienfunktionen lokalen Browserspeicher:

• Local Storage: Speicherung der gewählten Schriftgröße und der Kontrasteinstellung, damit die gewünschte barriereärmere Darstellung beim nächsten Seitenaufruf wiederhergestellt werden kann.
• Session Storage: kurzfristige Speicherung der ausgewählten Veranstaltung, damit ein Anmeldeformular den zuvor ausgewählten Termin übernehmen kann. Diese Information gilt nur für die jeweilige Browsersitzung.

Diese Speicherungen dienen ausschließlich den ausdrücklich genutzten Websitefunktionen. Soweit Zugriffe auf das Endgerät nicht unbedingt erforderlich sind, erfolgt eine solche Verarbeitung nur nach Maßgabe der gesetzlichen Anforderungen an die Einwilligung.

13. QR-Codes für Veranstaltungen – QuickChart

Bei der Funktion „QR-Code“ kann zur Erzeugung eines QR-Codes der Dienst QuickChart genutzt werden. Der QR-Code enthält ausschließlich die öffentliche URL der jeweiligen Veranstaltung.

Erst wenn die QR-Code-Funktion aufgerufen wird, wird die öffentliche Veranstaltungs-URL an den QuickChart-Dienst übermittelt. Beim technischen Abruf kann QuickChart außerdem insbesondere die IP-Adresse des aufrufenden Geräts erhalten. Nach Angaben des Anbieters können bei API-Anfragen IP-Adresse und die übermittelten Inhalte protokolliert werden; die erzeugten Bilddateien werden nach Anbieterangaben nicht dauerhaft auf den Servern gespeichert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Funktion auf ausdrückliche Anforderung der Nutzer*innen bereitgestellt wird. Unser berechtigtes Interesse liegt in der einfachen Weitergabe öffentlich zugänglicher Veranstaltungshinweise. Wenn diese externe Verarbeitung künftig durch eine lokale QR-Code-Erzeugung ersetzt wird, entfällt dieser Abschnitt entsprechend.

14. E-Mail-Versand

Bei Kontaktanfragen, Veranstaltungsanmeldungen, Bestätigungen, Erinnerungen und anderen Websitefunktionen können personenbezogene Daten per E-Mail an die zuständigen Stellen oder an die betroffene Person versandt werden. Dabei werden die für die jeweilige Nachricht erforderlichen Daten verarbeitet.

Je nach technischer Konfiguration können Mailserver oder E-Mail-Dienstleister als Empfänger beziehungsweise Auftragsverarbeiter beteiligt sein. Inhalte von E-Mails sollten nur die für den jeweiligen Zweck erforderlichen personenbezogenen Daten enthalten.

15. Externe Links und soziale Netzwerke

Unsere Website kann Links zu externen Websites und zu unseren Auftritten in sozialen Netzwerken enthalten. Ein reiner Link übermittelt grundsätzlich erst dann Daten an den externen Anbieter, wenn er angeklickt wird. Für die Verarbeitung auf der jeweiligen externen Plattform ist grundsätzlich deren Betreiber verantwortlich.

Sofern zukünftig externe Inhalte wie Videos, Karten oder Social-Media-Beiträge direkt eingebettet werden, dürfen diese nur unter Beachtung der jeweils erforderlichen Datenschutz- und Einwilligungsanforderungen eingebunden werden. Diese Datenschutzerklärung ist dann entsprechend zu ergänzen.

16. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Personenbezogene Daten werden nur an Empfänger weitergegeben, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich oder gesetzlich erlaubt ist. Dazu können insbesondere gehören:

• zuständige Vorstandsmitglieder, Gruppenleitungen und beauftragte ehrenamtliche Personen,
• Hosting- und IT-Dienstleister,
• E-Mail- und Kommunikationsdienstleister,
• im Rahmen der Mitgliederverwaltung zuständige Stellen der NaturFreunde Deutschlands,
• sonstige Dienstleister, sofern sie für eine konkret genutzte Funktion erforderlich sind.

Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, werden die datenschutzrechtlichen Anforderungen an eine Auftragsverarbeitung beachtet.

17. Datenübermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur, wenn dies für einen eingesetzten Dienst erforderlich ist und die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Dies kann insbesondere bei externen Internetdiensten der Fall sein. Je nach Anbieter kommen ein Angemessenheitsbeschluss, geeignete Garantien oder andere gesetzlich vorgesehene Voraussetzungen zum Einsatz.

18. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Wir fordern über die allgemeinen Websiteformulare grundsätzlich keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO an. Werden solche Informationen freiwillig in Freitextfeldern mitgeteilt, verarbeiten wir sie nur, soweit dies zur Bearbeitung der jeweiligen Anfrage erforderlich und datenschutzrechtlich zulässig ist.

19. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Danach werden die Daten gelöscht oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt, sofern gesetzliche Aufbewahrungspflichten, Nachweispflichten oder berechtigte Interessen an einer weiteren Aufbewahrung entgegenstehen.

Für allgemeine Websiteanfragen ist technisch eine regelmäßige Löschung nach grundsätzlich 365 Tagen vorgesehen. Für Mitgliedsdaten, Veranstaltungsanmeldungen, Newsletterdaten und andere spezielle Verarbeitungsvorgänge gelten die in den jeweiligen Abschnitten genannten beziehungsweise zweckabhängigen Fristen.

20. Rechtsgrundlagen im Überblick

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung, z. B. Newsletter oder freiwillige Verarbeitung.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen, z. B. Mitgliedschaft, Veranstaltung oder Hausanfrage.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: berechtigte Interessen, z. B. sicherer Websitebetrieb, Bearbeitung allgemeiner Anfragen und Zugriffsschutz.

21. Ihre Rechte

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an die oben genannte Kontaktadresse wenden.

22. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.

Für nichtöffentliche Stellen mit Sitz in Nordrhein-Westfalen ist grundsätzlich die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde des Landes Nordrhein-Westfalen Ansprechpartnerin.

23. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist grundsätzlich freiwillig. Bestimmte Angaben sind jedoch erforderlich, wenn ohne sie eine konkrete Anfrage, Anmeldung, Mitgliedschaft oder ein geschützter Zugang nicht bearbeitet beziehungsweise bereitgestellt werden kann. Pflichtfelder werden in den jeweiligen Formularen entsprechend gekennzeichnet.

24. Automatisierte Entscheidungen

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet über diese Website nicht statt. Die Bestätigung oder Ablehnung von Veranstaltungsanmeldungen erfolgt durch eine zuständige Person. Eine technische Wartelistenentscheidung kann sich lediglich aus der zuvor festgelegten Platzkapazität ergeben.

25. Änderungen dieser Datenschutzhinweise

Wir passen diese Datenschutzhinweise an, wenn sich die Website, eingesetzte Dienste oder rechtliche Anforderungen ändern. Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Stand: August 2026